È quello che ho pensato ultimamente, che comunicazione è una parola molto di moda. Si parla di comunicazione ovunque. La comunicazione in una relazione, in una famiglia, in un’azienda o più in generale in un’impresa. E in effetti, ciò che è così popolare è soprattutto la comunicazione di marketing, che trova le sue basi nella psicologia e in altre scienze comportamentali. Io, invece, oggi vorrei parlarvi della comunicazione linguistica negli affari, perché il linguaggio mi sta molto a cuore.
Comunicazione in azienda
La comunicazione in un’azienda è il fondamento delle sue attività. Un’azienda comunica con il mondo esterno tanto quanto i suoi dipendenti comunicano tra loro. È difficile pensare che un’azienda possa operare senza una buona comunicazione, sia esterna che interna. Ognuna di queste sfere è estremamente importante e deve avere il giusto peso.
Comunicazione esterna, cioè tra l’azienda e il suo ambiente. Chi potrebbe essere questo ambiente? Probabilmente si pensa subito al cliente (o ai clienti) in primo luogo. Sì, questa è certamente la forma più importante di comunicazione esterna, ma oltre ad essa l’azienda è in contatto con i fornitori, i media o i partner commerciali. Le forme di contatto con loro variano: la più comune è l’e-mail per comunicare, ma si usano ancora lettere e notifiche di ogni tipo. Sto parlando di un contatto diretto, con un cliente specifico. Si tratterà di forme di comunicazione diverse, così come diversi sono la nostra posizione e il nostro ruolo in questi accordi. Questo si vede, naturalmente, nel modo in cui ci esprimiamo e la nostra posizione è perfettamente espressa nel linguaggio.
La comunicazione interna, cioè la comunicazione all’interno dell’azienda, tra i dipendenti a diversi livelli e anche tra l’azienda come entità e il pubblico collettivo che è costituito dai suoi dipendenti. Esistono molte forme di comunicazione. La più comune è, ovviamente, la posta elettronica, attraverso la quale i dipendenti comunicano tra loro. Gli scambi di e-mail sono utilizzati sia per scambiare opinioni su un progetto o un compito, sia per la corrispondenza privata. Le e-mail non sono l’unico strumento di comunicazione interna. Si tratta di newsletter aziendali, bollettini, ordinanze o politiche aziendali.
Tipi di comunicazione aziendale verso l’ambiente
Esiste anche un gruppo di comunicazioni che l’azienda indirizza ai propri clienti, o potenziali tali. Si tratta di comunicazioni che mirano sia a vendere che a fidelizzare o, all’inizio, a costruire una relazione con la comunità dei potenziali clienti. Tutto inizia con il nome dell’azienda, la corporate identity e lo slogan: sono i primi elementi che rendono l’azienda interessante, familiare e riconoscibile. Altri mezzi di comunicazione dell’azienda sono: gli annunci pubblicitari, il sito web, le descrizioni dei prodotti, il blog aziendale, le lettere, le e-mail o vari tipi di regolamenti commerciali e di vendita.
Queste sono tutte comunicazioni scritte, ma a volte un’azienda comunica anche verbalmente al suo pubblico.
Comunicazione orale da parte dell’azienda
Ad esempio, per un incontro finalizzato alle vendite, alle trattative, alle fiere o agli eventi di settore. Ognuno di essi è specifico e richiede una preparazione diversa.
Linguaggio
Vi chiedete che rapporto abbia il linguaggio con tutto questo? In modo molto semplice e ovvio, perché è con esso che si comunica ed è il linguaggio che veicola il contenuto. E voi ne avete il controllo oppure no. O comunicate i contenuti che volete o non li comunicate. O ci si concentra solo sulla comunicazione di qualcosa di “secco” o si creano contenuti coinvolgenti.
Ci sono alcuni criteri da considerare. Registro, linguaggio, atti di parola, semantica, struttura del discorso, giochi linguistici. Tutto questo e molto altro ancora, in relazione ai tipi di paragrafo della comunicazione aziendale, è di fondamentale importanza. È grazie a questo che possiamo costruire contenuti unici e coinvolgenti per il nostro pubblico. Contenuti che evocano le giuste emozioni e l’azione desiderata.
E quando si tratta di negoziazione o di vendita, come può essere utile il linguaggio? Può farlo, ad esempio attraverso la PNL (Programmazione Neuro-Linguistica) o le tecniche di persuasione. Bisogna fare molta attenzione a questi strumenti e non usarli in modo non etico. Questo potrebbe portare alla manipolazione dell’altra persona e dovrebbe essere solo un mezzo per raggiungere l’altra persona.
Persuasione è una parola più comune, quindi probabilmente non la conoscete. Forse non sapete cosa sia la PNL, o come l’ho decifrata io la Programmazione Neuro Linguistica. È un insieme di tecniche di comunicazione che mira a cambiare o a creare schemi su come gli altri pensano o percepiscono determinate cose. È perfetto proprio per le vendite, quando è necessario convincere un cliente o un potenziale cliente ad acquistare. L’effetto si ottiene utilizzando lo stesso linguaggio che usa il cliente e facendo riferimento alla stessa sfera sensoriale. Sebbene sia una tecnica controversa e sia stata descritta come pseudo-scientifica e anche dannosa, è ampiamente utilizzata nella negoziazione, nella politica, nell’auto-motivazione o nell’arte della seduzione.
Cosa fare?
Le grandi aziende e le società si rivolgono alle agenzie di pubblicità e di pubbliche relazioni per risolvere questi problemi. Si tratta di servizi che hanno un costo elevato e, inoltre, la metodologia di lavoro non è adatta alle piccole e medie imprese, che operano in gran parte online e le cui attività non sono su vasta scala. Dovrebbero essere svantaggiati di conseguenza? Non dovrebbero. Ci sono molti modi per acquisire conoscenze in questo settore, ad esempio leggendo il mio blog. E anche se non diventeremo degli eccezionali esperti di contenuti, acquisiremo almeno delle conoscenze che ci aiuteranno a migliorare notevolmente le nostre capacità di comunicazione e ad acquisire la consapevolezza di ciò che ci si aspetta e di come esprimerlo…. almeno alla persona che si occuperà di tradurlo in testo scritto. Sì, sto parlando di un copywriter. Anche un copywriter può essere il destinatario ideale di questi testi, perché, avendo innate capacità di scrittura, sarà più facile per lui mettere in pratica le conoscenze che derivano dall’apprendimento.
Siete curiosi? Niente di più semplice, diventate lettori del mio blog e seguaci dei miei social media. Nel frattempo, ditemi, cosa ne pensate della comunicazione linguistica negli affari? Se siete imprenditori o gestite un’azienda, ditemi come affrontate questi aspetti della vostra attività.