Tak sobie ostatnio myślałam, że komunikacja to bardzo modne słowo. Wszędzie się mówi o komunikacji. Komunikacji w związku, w rodzinie, komunikacji w korporacji czy też szerzej w biznesie. I tak naprawdę to, co jest tak popularne to w większości komunikacja marketingowa, która swoje podłoże znajduje w psychologii i innych naukach behawioralnych. Natomiast ja, dzisiaj, chciałabym z Tobą porozmawiać o komunikacji językowej w biznesie, bo język jest mi szalenie bliski.
Komunikacja w firmie
Komunikacja w firmie jest fundamentem jej działania. Firma, jako taka, komunikuje się z otoczeniem zewnętrznym jak i jej pracownicy komunikują się między sobą. Trudno sobie wyobrazić, aby jakakolwiek firma mogła działać, bez dobrej komunikacji zarówno tej zewnętrznej jak i tej wewnętrznej. Każda z tych sfer jest ogromnie ważna i należy im nadać odpowiednią wagę.
Komunikacja zewnętrzna, czyli między firmą a jej otoczeniem. Kim może być owo otoczenie? Zapewne od razu przychodzi Ci na myśl w pierwszej kolejności klient (bądź klienci). Tak, to na pewno jest najważniejsza postać komunikacji zewnętrznej, ale oprócz niego firma kontaktuje się z dostawcami, mediami czy też partnerami biznesowymi. Formy kontaktu z nimi są różne, najczęściej używa się do komunikacji mejli, ale używa się jeszcze pisma, powiadomienia wszelkiego rodzaju. Mówię tu o kontakcie bezpośrednim, z konkretnym klientem. Będą to różne formy komunikacji, tak, jak różna jest nasza pozycja i rola w tych układach. Widać to, oczywiście, w sposobie, w jakim się wypowiadamy i nasza pozycja doskonale wyrażona jest w języku.
Komunikacja wewnętrzna, czyli komunikacja w firmie, pomiędzy jest pracownikami na różnych szczeblach, a także pomiędzy firmą jako jednostką a zbiorowym odbiorcą, jakim są jej pracownicy. Form tej komunikacji jest wiele. Tą najpowszechniejszą są, oczywiście, mejle, dzięki którym pracownicy porozumiewają się ze sobą. Wymiana mejlowa służy zarówno wymienianiu opinii na temat jakiego projektu czy zadania, ale również do prywatnej korespondencji. Mejle to nie jedyne narzędzie do komunikacji wewnętrznej. Należą do nich newslettery firmowe, biuletyny, rozporządzenia czy też policy firmy.
Typy komunikatów firmowych do otoczenia
Jest również grupa komunikatów, które firma kieruje do swoich klientów, czy też potencjalnych klientów. Są to komunikaty, które mają na celu zarówno sprzedaż, jak i fidelizację czy też na samym początku budowanie relacji ze społecznością-potencjalnymi klientami. Wszystko zaczyna się od nazwy firmy, identyfikacji wizualnej i sloganu – to pierwsze elementy, które mają na celu zaciekawienie, poznanie i rozpoznawalność firmy. Innymi sposobami, za pomocą, których firma się komunikuje to: ogłoszenia reklamowe, strona internetowa, opisy produktów, blog firmowy oraz pisma, mejle czy różnego rodzaju regulaminy dotyczące działalności i sprzedaży.
Wszystko to dotyczy komunikacji pisemnej, ale przecież zdarzają się sytuacje, kiedy firma komunikuje się również ustnie ze swoimi odbiorcami.
Komunikacja ustna firmy
Jest to na przykład spotkanie, którego celem jest sprzedaż, negocjacje albo targi czy imprezy branżowe. Każde z nich jest specyficzne i wymaga innego przygotowania.
Język
Zastanawiasz się jak do tego wszystkiego ma się język? W bardzo prosty i oczywisty sposób, bo to właśnie nim się komunikujesz i to właśnie język przenosi treści. I albo nad nim panujesz, albo nie. Albo komunikujesz te treści, o które Ci chodzi albo nie. Koncentrujesz się tylko na tym, żeby coś “sucho” zakomunikować albo tworzysz angażujące treści.
Kryteriów, które należy wziąć pod uwagę jest trochę. Rejestr, język, akty mowy, semantyka, struktura wypowiedzi, gry językowe. Wszystko to i wiele więcej, w odniesieniu do paragrafu typy komunikatów firmowych ma ogromne znaczenie. To dzięki temu możemy zbudować unikalną i angażującą naszych odbiorców treść. Treść, która wzbudza wzbudza odpowiednie emocje i pożądane działanie.
A jeśli chodzi o negocjacje czy sprzedaż jak tutaj język może pomóc? Może, na przykład dzięki NLP, czyli Programowaniu Neuroligwistycznemu albo technikom perswazji. Należy być z tymi narzędziami bardzo uważnym i nie wykorzystywać ich w nieetyczny sposób. Mogłoby to prowadzić do manipulacji drugą osobą a powinno być jedynie środkiem do dotarcia do drugiej osoby.
Perswazja to słowo bardziej rozpowszechnione, więc za pewne nie jest Ci obce. Być może nie wiesz co to jest NLP lub jak to rozszyfrowałam Programowanie Neurolingwistyczne. To zbiór technik komunikacyjnych, który ma na celu zmianę lub tworzenie wzorców myślenia lub postrzegania pewnych spraw przez innych ludzi. Doskonale nadaje się właśnie do sprzedaży, gdzie trzeba przekonać klienta lub potencjalnego klienta do zakupu. Efekt uzyskuje się dzięki użyciu tego samego języka, którego używa klient i odnoszeniu się do tej samej sfery sensorialnej. Mimo, że iż jest to technika kontrowersyjna i określana jako pseudo-naukowa a także szkodliwa, jest powszechnie używana w negocjacjach, polityce, samomotywacji czy sztuce uwodzenia.
Co zrobić?
Duże firmy i korporacje w tych problemach zwracają się do agencji reklamowych i PR-owych. Są to usługi, które kosztują bardzo duże pieniądze i w dodatku metodyka pracy nie jest dostosowana do małych i średnich przedsiębiorstw, które w dużej mierze działają w sieci a ich działania nie są na ogromną skalę. Czy mają być w związku z tym pokrzywdzeni? Nie powinni. Jest wiele sposobów na to by posiąść wiedzę z tego zakresu, na przykład czytając mojego bloga. I nawet jeśli nie staniemy się wybitnymi specami od contentu, to przynajmniej zdobędziemy wiedzę, dzięki której znacznie polepszymy swoje umiejętności komunikacyjne i uzyskamy świadomość tego, co można oczekiwać i jak to wyrazić….chociażby osobie, która zajmie się przełożeniem tego na tekst pisany. Tak, mówię o copywriterze. Copywriter może być również idealnym adresatem tych tekstów, gdyż mając wrodzone zdolności pisarskie łatwiej im będzie wdrożyć wiedzę, pochodzącą z nauki.
Jesteś zaciekawiona? Nic bardziej prostszego, zostań czytelnikiem mojego bloga i obserwatorką moich mediów społecznościowych. Tymczasem, powiedz, co sądzisz o komunikacji językowej w biznesie? Jeśli jesteś właścicielem firmy lub prowadzisz działalność, powiedz, jak radzisz sobie z tymi aspektami Twojej działalności.